Encore une énième to do list… Normalement vous devriez connaître cela par cœur, mais nous vous invitons à vérifier par acquit de conscience.
Signature du « bloc contractuel »
Au moment de l’embauche, l’employeur va soumettre à la signature du salarié un certain nombre de documents : contrat de travail, charte informatique, charte relative aux données personnelles, récépissé de remise du règlement intérieur et de la convention collective, etc. L’ensemble de ce bloc contractuel signé par les deux parties doit être précieusement placé au dossier personnel du salarié car il reprend l’intégralité des obligations des parties.
Réalisation de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
La déclaration préalable à l’embauche est une formalité obligatoire qui doit être réalisée par l’employeur ou un délégataire, tel un cabinet comptable chargé de la paie. Cette formalité administrative permet de déclarer le salarié aux URSSAF et fait connaître la nouvelle embauche à tous les organismes sociaux (CPAM, CARSAT, AGIRC-ARRCO, etc.). La DPAE doit être réalisée dans les 8 jours qui précèdent l’arrivée du salarié dans l’entreprise. En l’absence de déclaration, l’employeur peut se trouver en situation de travail dissimulé.
L’affiliation à la mutuelle, à la prévoyance et aux autres régimes surcomplémentaires
Tout salarié nouvellement embauché doit être affilié à la mutuelle d’entreprise sauf s’il fournit à son employeur un justificatif indiquant qu’il est affilié au titre d’un autre régime (par exemple, celui de son conjoint). Si l’entreprise a mis en place un mécanisme de retraite surcomplémentaire et si le salarié entre dans les catégories de salariés couverts par ce régime, il appartient également à l’employeur d’affilier le salarié à ce dispositif.
Faire convoquer le salarié à la visite médicale d’information et de prévention
Le rattachement de l’entreprise à un service de santé au travail (Médecine du Travail) est obligatoire à compter du 1er salarié. La visite médicale d’information et de prévention a remplacé en 2017 la visite médicale d’embauche, mais son objet demeure le même. La vérification de l’état de santé du salarié est essentielle ainsi que sa compatibilité avec ses fonctions, en particulier pendant la période d’essai.
Mise à disposition du matériel indispensable à l’exercice des fonctions du salarié
Pour l’exercice de ses nouvelles fonctions, le salarié peut se voir remettre du matériel ou des documents appartenant à l’entreprise. Idéalement, ces éléments doivent être répertoriés au moment de leur remise dans une liste contresignée par le salarié et le représentant de la Direction. Cette liste fera foi au moment du départ du salarié des effectifs pour leur restitution à l’entreprise. A défaut, l’employeur peut agir en référé devant le Conseil de Prud’hommes.
