Les comptes doivent être approuvés prochainement pour les sociétés clôturant leur exercice le 31 décembre : c’est le moment de réunir les associés. Est-il possible de tenir une assemblée générale à distance ?
Durant la crise sanitaire, il était possible, quelle que soit la forme sociale de la société, de réunir les assemblées générales de façon dématérialisée. Cependant, ces mesures ne sont plus applicables.
Quelles sont les règles en vigueur aujourd’hui ?
La loi du 22 janvier 2022 a autorisé le Gouvernement à prendre des mesures dérogatoires par ordonnance pour faciliter la dématérialisation des assemblées. Il semblerait, cependant, que, compte tenu de l’amélioration de la situation sanitaire, le Gouvernement ne prévoit pas d’adopter de telles ordonnances.
Assemblée générale à distance : possible en droit
L’autorisation de tenir des assemblées générales de façon dématérialisée a été introduite dans le Code de Commerce en 2017.
Voici les règles applicables en fonction des formes sociales :
- SA : l’assemblée générale (quel que soit l’ordre du jour) peut se tenir par visioconférence ou par des moyens de télécommunication, si les statuts le prévoient ;
- SARL : l’assemblée générale peut se tenir par visioconférence ou par des moyens de télécommunication, si les statuts le prévoient. Cependant, elle ne peut se tenir à distance lorsqu’elle porte sur l’approbation des comptes (sociaux ou consolidés).
- SAS : la liberté étant de mise dans cette forme statutaire, seuls les statuts peuvent prévoir la possibilité d’organiser la consultation des associés par visioconférence et autres moyens de télécommunication. En cas de silence des statuts sur ce point, la dématérialisation n’est pas possible !
- Sociétés civiles : les textes légaux sont silencieux quant à cette possibilité. Ainsi les statuts peuvent prévoir que les associés voteront de façon électronique aux assemblées générales.
De manière générale, le recours à la visioconférence ou tout autre moyen de télécommunication doit nécessairement être prévu par les statuts de la société. Si ce n’est pas déjà le cas, pensez à modifier vos statuts en ce sens lors de votre prochaine assemblée générale !
En pratique, la tenue des assemblées générales à distance
La convocation doit préciser les modalités de réunion de la collectivité des associés (visioconférence, audioconférence…).
Les moyens de télécommunication utilisés doivent :
- Garantir l’identification des associés et leur participation effective ;
- Transmettre au moins la voix des participants ;
- Permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Quid de la signature des documents inhérents à la tenue de l’assemblée générale ? Il sera nécessaire d’organiser la signature de ces documents de façon dématérialisée, donc via un outil de signature électronique avancée (niveau requis pour la tenue dématérialisée des registres d’assemblées générales).
Qu’en est-il des organes collégiaux ?
La loi du 22 janvier 2022 permet aux organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction (Conseil d’Administration, Conseil de Surveillance, Directoire) de se réunir à distance (par conférence téléphonique ou audiovisuelle) ou d’être consultés par écrit, et ce jusqu’au 22 juillet 2022
