Article mis à jour le 04/09/2024
C’est la rentrée… et aussi la période de l’arrivée des nouvelles recrues dans l’entreprise. Vous savez à quel point l’intégration réussie d’un nouveau collaborateur est cruciale pour assurer sa croissance et sa performance. L’accueil d’un collaborateur est une étape clé qui mérite une attention particulière et des actions juridiques bien précises. Deux fois valent mieux qu’une, vous trouverez ci-dessous la checklist des actions à accomplir lors d’une embauche.
Signature du « bloc contractuel »
Au moment de l’embauche, vous devez – soumettre à la signature du salarié un certain nombre de documents : contrat de travail, charte informatique, charte relative aux données personnelles, récépissé de remise du règlement intérieur et de la convention collective, etc. L’ensemble de ce bloc contractuel signé par les deux parties doit être précieusement placé au dossier personnel du salarié car il reprend l’intégralité des obligations des parties. En cas de contentieux, il constitue une preuve de la connaissance des obligations de chaque partie.
Réalisation de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
La déclaration préalable à l’embauche est une formalité obligatoire qui doit être réalisée par l’employeur ou un délégataire, tel un cabinet comptable en charge de la paie. Cette formalité administrative permet de déclarer le salarié aux URSSAF et fait connaître la nouvelle embauche à tous les organismes sociaux (CPAM, CARSAT, AGIRC-ARRCO, etc.). La DPAE doit être réalisée dans les 8 jours qui précèdent l’arrivée du salarié dans l’entreprise. En l’absence de déclaration, vous pouvez vous retrouver en situation de travail dissimulé. C’est donc une formalité obligatoire et indispensable à l’arrivée d’un nouveau salarié dans votre entreprise.
L’affiliation à la mutuelle, à la prévoyance et aux autres régimes surcomplémentaires
Tout salarié nouvellement embauché doit être affilié à la mutuelle d’entreprise sauf s’il vous fournit un justificatif indiquant qu’il est affilié au titre d’un autre régime (par exemple, celui de son conjoint). Si votre entreprise a mis en place un mécanisme de retraite surcomplémentaire et si le salarié entre dans les catégories de salariés couverts par ce régime, il vous appartient en tant qu’employeur d’affilier le salarié à ce dispositif.
Faire convoquer le salarié à la visite médicale d’information et de prévention
Le rattachement de l’entreprise à un service de santé au travail (Médecine du Travail) est obligatoire à compter du 1er salarié. La visite médicale d’information et de prévention a remplacé en 2017 la visite médicale d’embauche, mais son objet demeure le même. La vérification de l’état de santé du salarié est essentielle ainsi que sa compatibilité avec ses fonctions, en particulier pendant la période d’essai. En cas d’inaptitude, vous devrez mettre en œuvre la procédure de licenciement.
Mise à disposition du matériel indispensable à l’exercice des fonctions du salarié
Pour l’exercice de ses nouvelles fonctions, le salarié peut se voir remettre du matériel ou des documents appartenant à l’entreprise. Idéalement, ces éléments doivent être répertoriés au moment de leur remise dans une liste contresignée par le salarié et le représentant de la Direction. Cette liste fera foi au moment du départ du salarié des effectifs pour leur restitution à l’entreprise. A défaut de restitution, votre entreprise pourra agir en référé devant le Conseil de Prud’hommes.
En suivant ces étapes clés, vous pouvez garantir une arrivée administrative réussie pour vos nouveaux collaborateurs. Une intégration efficace contribue à la rétention des talents et à la productivité, tout en renforçant la culture d’entreprise.
Communication des conditions de travail flexibles
Si le poste permet le télétravail ou d’autres formes de travail flexible, les modalités doivent être clairement définies dans le contrat de travail. En 2024, les entreprises sont encouragées à formaliser ces arrangements pour éviter les litiges futurs.
Vérification des obligations en matière de protection des données
A chaque embauche, assurez-vous que les données personnelles des candidats sont gérées conformément au Règlement Général sur la Protections des Données (RGPD). Cela inclut la conservation, le partage et la suppression des données après une période définie.
Les 7 points de cette checklist vous permettront non seulement de garantir la conformité de l’embauche avec les lois en vigueur en 2004, mais aussi de mieux protéger votre entreprise contre les risques juridiques. La mise à jour régulière de vos pratiques RH est essentielle pour vous adapter aux évolutions législatives et assurer une gestion efficace des ressources humaines.
Contactez-nous si vous souhaitez vérifier que vos pratiques sont conformes aux nouvelles exigences légales de 2024.
